Начнем с самого главное, с понятия делегирования. Что такое «Делегирование»?
Делегирование - это передача обязанностей, задач или компетенций от руководителей (управляющих) к сотрудникам. Принцип работы по разделению ответственности не только формирует более эффективную работу, но и развивает подчиненных в профессиональном плане, что в процессе может помочь сотрудникам вырасти профессионально и, как следствие, расти Вашей компании (салону красоты/барбершопу). В перспективе сотрудники также смогут заменить какие-то вышестоящие должности, если один из них уйдет в отпуск или уволится.
Кстати! Интересное наблюдение: «если процессы в компании давно не приносят желаемого результата, то свежий взгляд может помочь сдвинуть их с мертвой точки».
Сотрудники, которым поручили ответственное дело, чувствуют значимость и стараются выполнить ее на 100% (здесь может может помочь усилить результативность - эффект «Пигмалиона»). Лучше один раз потратить пару часов на распределение обязанностей между сотрудниками, чем пытаться успеть сделать все самостоятельно. А в последствии выгореть и часть не сделать.
Какие задачи руководитель может делегировать персоналу?
Простые задачи, которые отнимают время и отвлекают от стратегической работы: поиск контактов поставщиков, провести часть инвентаризации (или всю), найти рядом рестораны/шоуруму для кросс-маркетинга, проанализировать цены конкурентов, оформление Excel-таблиц и т.д.
Задачи, выполнять которые можно научить сотрудника, чтобы не заниматься ими самостоятельно: заказ одноразовой продукции и оформление заказа продукции в работу и на ритейл (руководитель назначит бюджет и после проверит заказ), подбор персонала, назначение собеседований для руководителя, организация «Клиентского дня».
Задачи, в которых Руководителю может не хватать времени их изучить и реализовывать (например, если нет контент-мейкера): ведение страниц в соцсетях, придумывать сценарии для шуточных/красивых/продажных рилсов салона красоты/барбершопа .
Задачи, которые накладываются на другие важные процессы, но должны быть выполнены в любом случае: представительство компании, когда руководитель в командировке, простая коммуникация с подрядчиками.
Важность делегирования⬇️
Когда Руководитель (управляющий) снимает с себя часть рутины, он освобождает время для работы над задачами более высокого уровня: план масштабирования и развития компании до сети, анализа отчетов и разработки эффективной стратегии увеличения прибыли, переговоров с новыми партнерами, разработка нового современный концепт и т.д. Делегирование помогает снизить риск срыва дедлайнов, а это повышает эффективность компании в целом.
Исследование Gallup показало, что средняя выручка компаний из списка Inc.500, чьи руководители владеют навыком делегирования на высоком уровне, в 2013 году оказалась на 33% выше, чем у фирм, чьи руководители имеют низкий уровень делегирования.
Когда начать делегировать?
Когда выходные - больше не выходные, а стали рабочими днями; когда Вы думаете вместо того «Как здорово Вы проведете отпуск» - о том «Как салон будет без меня? Все будет плохо, они же не знают, что делать тогда-то и т.д». Если работа начала отнимать слишком много времени и личных ресурсов - то пора перераспределять нагрузку или выращивать/обучать сотрудника на должность выше.
Почему делегировать получается не у всех?
Есть ряд причин, почему руководители отказываются передавать часть своих задач подчиненным или перестают это делать, столкнувшись с проблемами:
Выбирают не того сотрудника. Прежде чем отдать задачу, нужно понять, есть ли у подчиненного знания и навыки для ее выполнения, как задача от руководства соотносится с его карьерными интересами и целями и какая у сотрудника нагрузка.
Не хотят объяснять. Управленцам кажется, что они впустую тратят время на объяснения, хотя могли бы заниматься делом. Но если не давать четких инструкций, сотрудник ничему не научится и не сможет облегчить нагрузку руководителя. Чем конкретнее и понятнее вы объясните, что хотите от коллеги, зачем, когда и в каком виде это нужно, тем вероятнее он сделает все правильно. Потратив 20 минут на объяснение и потом на пару вопросов в течение выполнения, Вы все равно сэкономите несколько часов, которые бы ушли на выполнение данной задачи.
Делегируют группе. Сотрудник должен понимать, за что именно и в какой срок он отвечает. Стоит отдавать работнику всю задачу сразу, чтобы он видел свою зону ответственности.
Поручают неверные задачи. Людям свойственно передавать решения, от которых зависят другие, чтобы избежать ответственности или осуждения . Но руководитель не имеет права передавать некоторые дела сотрудникам, если это не их уровень принятия решений. К таким делам относят: определение миссии, целей, стратегии, плана развития компании; кадровые решения (не организация собеседований); онбординг — погружение новых сотрудников в процессы компании и знакомство с продуктом; расчет эффективности работы команды, премий и штрафов; решения по крупным финансовым вопросам, задачам с высокой степенью риска или важности.
Вмешиваются в уже переданные задачи. Страх потерять контроль заставляет некоторых руководителей встревать в работу и забирать у сотрудников задачи обратно со словами «я сам». Важно помнить, что работники, которые впервые занимаются порученным делом, могут выполнять его медленнее, чем хочется. Но это нормально — это часть их обучения. Компетентный сотрудник научится и будет работать быстрее. Если у него возникают вопросы во время работы, стоит ответить на них и дать рекомендации, но не делать их вместо работника. А замечания полезнее давать к результату.
При этом если принимать работу, которая не устраивает по качеству, сотрудник не научится выполнять задачи как нужно. А руководитель будет постоянно исправлять ошибки.
Как научиться делегировать?
Необходимо разобраться, почему вы этого еще не делаете и где могут быть трудности? Например, отсутствие понимания, как это сделать грамотно или боязнь ошибиться в сотруднике решаются через развитие soft skills и внедрение принципов тайм-менеджмента. Все люди ошибаются - нет тех, кто не ошибается. Просто мышление управленца формируется через «ошибся - ничего страшного, пошел дальше», а не на концентрации «на ошибке». Концентрация должна быть «на результате», который Вы получите быстрее - решая параллельно 2 задачи одновременно. Да и мы все с чего то начинали.
Чтобы эффективно делегировать:
Ставьте сотрудникам четкий дедлайн. Так им будет проще спланировать работу, чтобы выполнить задачу вовремя.
Делегируйте тем сотрудникам, у которых есть нужные или близкие компетенции и возможность взять на себя больше задач - то есть можно делегировать 3 задачи 3 разным сотрудникам.
Четкоо объясняйте персоналу, что и когда нужно сделать. Попросить задать все вопросы и в процессе работы, что сотрудник знал особенности выполнений на будущее.
Установите промежуточные сроки и под-задачи, если задача сложная. Это поможет сделать работу качественной и вовремя.
Всегда давайте обратную связь по сделанному. Так растете и Вы, как Управленец, и Ваш сотрудник. Плюс назначайте реальные сроки, чтобы сотрудники могли выполнить задачу не в ущерб основной работе!
Удачи!
Ваши КиПиАйБиАй
*Если Вам нужна индивидуальная помощь в управлении салоном красоты или барбершопом Вы можете получить индивидуальную консультацию по ссылке https://kpi.bi/tracking